Ativação e gestão do cartão / Despesas corporativas

Ativando um novo cartão

Para começar, acesse a aba "Cartões" e clique em "Ativar cartão". Antes de preencher qualquer informação, o sistema pergunta como você quer vincular o cartão ao usuário — existem dois caminhos possíveis:

• Em Lote: Faça upload de uma planilha com múltiplos usuários. Ideal para grandes volumes, com processamento em massa e validação automática dos dados.
• Vínculo manual: Vincule manualmente os dados de um usuário por vez. Ideal para ajustes precisos, com controle individual e edição flexível.

Os dois caminhos levam às mesmas parametrizações de categoria, saldo e moeda, a diferença está em como o cartão é vinculado ao usuário. A seguir, detalhamos primeiro o vínculo manual e depois a ativação em lote.

Vínculo manual

No vínculo manual, o assistente de ativação é dividido em quatro etapas.

1. Informações do cartão

• Apelido do cartão: Defina um título simples e obrigatório, usado para localizar o cartão facilmente. Exemplo: "Cartão Marketing" ou "Cartão Viagens".
• Centro de custo: Selecione um dos centros de custo pré-definidos (Administrativo, Engenharia, Jurídico, Marketing, Produto, Suporte, Vendas, Gerência ou Outro). Essa escolha é obrigatória e garante clareza sobre qual área receberá o saldo.

2. Parametrizações: regras de uso do cartão

As parametrizações orientam como o saldo corporativo será utilizado e ajudam a manter o controle dos gastos:

• Categorias de despesa: Escolha uma ou mais categorias para direcionar os gastos a usos específicos (Alimentação, Transporte, Viagens, Saúde, Educação, Eventos). Se preferir uso livre, selecione apenas "Saldo livre", quando essa opção está ativa, as demais categorias ficam indisponíveis.
• Saldo de despesas: O valor disponível para uso do portador com o cartão. É sempre definido em moeda real (R$) e depende do valor disponível na conta do produto.
• Categorias de moedas: Se o portador precisar usar o cartão fora do Brasil, é possível ativar saldo em Dólar (US$) e/ou Euro (€), utilizado livremente para despesas corporativas, viagens ou serviços nessas regiões.
• Saldo de moedas: O valor disponível em cada moeda estrangeira, também limitado pelo saldo disponível na conta do produto. Abaixo do campo de digitação é possível conferir o valor total da conversão com IOF.

3. Usuários: vinculando o cartão a um portador

Agora é hora de definir quem irá utilizar o cartão. Insira o CPF do usuário no campo indicado:

• Se o CPF já estiver cadastrado na base de colaboradores, o sistema exibirá automaticamente o nome, o e-mail e o telefone. Caso contrário, não será possível prosseguir com a vinculação. Antes disso, será necessário cadastrar o colaborador no menu “Gestão de Pessoas”.

4. Resumo e confirmação

Revise todas as informações, categorias de despesa, saldo corporativo, categorias de moeda, dados do cartão e dados do usuário, antes de finalizar. Após confirmar, o cartão virtual é gerado e vinculado ao portador, ficando disponível para uso em poucos minutos, após a aprovação do gestor ou aprovador.

Ativação em lote

A ativação em lote permite ativar cartões para vários usuários de uma só vez, por meio do upload de uma planilha. O fluxo é dividido em duas etapas: "Entenda as parametrizações" e "Fazer upload do arquivo".

1. Entenda as parametrizações

Antes de preencher a planilha, é importante conhecer as categorias que poderão ser usadas para parametrizar os cartões. Os cartões podem ser parametrizados com Saldo Livre ou com uma ou mais categorias padrão para habilitar o uso do saldo corporativo, utilizado na moeda real:

• Saldo Livre: Saldo destinado a despesas com uso livre em estabelecimentos e compras online. O valor pode ser utilizado livremente para cobrir gastos corporativos, viagens, eventos ou serviços.
• Eventos: Organização e promoção de eventos, aceito em feiras, congressos, shows, festivais, workshops e eventos corporativos.
• Educação: Serviços educacionais, aceito em universidades, cursos técnicos, e-learning, escolas e fomento.
• Saúde: Serviços médicos, hospitalares e medicamentos, aceito em farmácias, clínicas, dentistas, laboratórios e academias.
• Viagens: Consumo imediato de alimentos, aceito em hotéis, companhias aéreas, agências de viagem e transporte rodoviário.
• Transporte: Transporte urbano e intermunicipal, aceito em transporte público, aplicativos, infraestrutura de transporte e serviços de viagem.
• Alimentação: Compras relacionadas à alimentação, aceitas em supermercados em geral, açougues, padarias, docerias, lanchonetes e cafeterias.

Também é possível habilitar uma ou mais contas com moedas estrangeiras — as duas já estão disponíveis nos modelos de planilha:

• Dólar: Saldo destinado a despesas internacionais com uso livre em estabelecimentos que aceitam moeda dólar (USD), para pagamentos relacionados a atividades corporativas, viagens ou compras no exterior.
• Euro: Saldo destinado a despesas internacionais com uso livre em estabelecimentos que aceitam moeda euro (EUR), para cobrir gastos corporativos, viagens, eventos ou serviços na região do euro.

A cotação de câmbio vigente é exibida na própria tela no momento da parametrização.

2. Fazer upload do arquivo

Com as parametrizações entendidas, clique em "Continuar" para ir à etapa de upload. Se tiver dúvidas durante o preenchimento, o botão "Orientações de Ativação em Lote" reúne o passo a passo completo:

• 1. Baixe o Modelo de Planilha: Baixe o modelo em XLSX ou CSV e use-o como base para preencher os dados dos usuários.
• 2. Preencha os dados obrigatórios: Preencha corretamente as colunas com os dados das seções assinaladas como obrigatórias.
• 3. Salve e envie a planilha: Salve o arquivo e faça o upload em "Selecionar arquivo". Durante o envio, o sistema verifica se o formato do arquivo é válido.
• 4. Clique em "Continuar": Clique em "Continuar" para que o sistema leia o arquivo. Caso alguma transferência apresente erro, será possível baixar o relatório com os detalhes.

A tela de upload aceita somente arquivos .csv ou .xlsx. Depois de enviado e lido o arquivo, os cartões dos usuários listados na planilha são ativados de acordo com as categorias e saldos parametrizados.

Gestão do cartão

Depois de ativados, os cartões são administrados na própria aba "Cartões", que lista todos os cartões ativos do produto ordenados por data de criação.

Consultando e filtrando cartões

Os filtros disponíveis são:

• Apelido do cartão: Nome utilizado na ativação do cartão.
• CPF: Documento do usuário vinculado ao cartão.
• Centro de custo: Qualquer um dos centros de custo pré-definidos.

Ações disponíveis na listagem

No menu de ações de cada linha da tabela, o gestor pode:

• Abrir a tela de detalhes e parametrizações do cartão.
• Ativar ou inativar o cartão do usuário conforme a necessidade.
• Cancelar o cartão definitivamente.

Detalhes e edição do cartão

A tela de detalhes reúne, em um só lugar, os dados do cartão (apelido, centro de custo e data de expiração), os dados do usuário vinculado (nome, CPF, telefone e e-mail), os saldos disponíveis em cada moeda e as categorias habilitadas. A partir dos detalhes, o botão "Editar cartão" leva à área de edição, onde é possível:

• Ativar ou inativar quantas categorias de despesa ou de moeda forem necessárias.
• Ajustar o valor disponível para uso pelo portador, aumentando o saldo conforme a necessidade.